Vous allez recevoir, dans les prochains jours, une convocation à l’Assemblée Générale du Matisse du 26 Novembre 2020 .

Convocation AG 2020

Pour mémoire, nous n’avons pas pu tenir l’AG comme à l’accoutumée au mois de Juin, pour des raisons d’impossibilité de préparer et d’envoyer son ordre du jour à temps pour cause de la COVID19.

Malheureusement le sort s’acharne sur nous puisque nous sommes de nouveau confinés pour quatre semaines. Toutefois nous ne pouvons pas remettre à plus tard l’Assemblée Générale pour les raisons suiantes:

1° Tant que les comptes d’un exercice ne sont pas validés, les sommes versées au titre des provisions restent la propriété des copropriétaires et l’on ne peut pas “solder” l’exercice. Cela peut poser des problèmes en cas de vente de votre appartement par exemple.

2° Tant que le budget de l’exercice N+1 et N+2 n’a pas été voté, on ne peut faire d’appel pour provision des charges et donc on arriverait très vite à mettre à genoux notre trésorerie

En conséquence l’AG 2020 est maintenue en tant que telle mais ne se fera pas en présentiel. Pour la 1ere année, nous voterons par correspondance (suivant l’art 17.1.A, nous avions accepté le principe du vote par correspondance lors d’une précédente assemblée). Dans ce cas la loi nous empèche de voter par procuration. Nous ne pourrons pas non plus cette année voter en ligne en temps réel (notre syndic n’est pas prêt techniquement). J’espère que nous pourrons quand même organiser une vidéoconférence pour échanger mais sans vote.

Question : comment dois-je faire pour voter par correspondance ?

Vous recevrez avec la convocation un formulaire de vote par correspondance (Art 9). Si vous ne pouvez aller chercher le recommandé, pas de panique, la convocation et le formulaire seront disponibles dans votre espace client sur le site https://safar.monespaceclient.immo/   et sur le site lematisse.fr en cliquant ici

Formulaire de vote vierge.

Pour chaque point à l’ordre du jour vous devrez cocher la case correspondant à votre réponse. Ce formulaire daté et signé  devra être remis in-fine au Syndic, 3 jours (Art 9 bis) avant la date retenue pour l’Assemblée Générale c’est à dire avant le 23 Novembre à 18H00. Vous pourrez:

L’envoyer en courrier simple par la poste, la date du cachet de la poste faisant foi
Le transmettre dans la boite du gardien, ce dernier marquera la date de relevé de la boîte de la loge
Le scanner et l’envoyer par email à l’adresse qui sera précisée sur la convocation. La date de l’envoi du mail faisant foi.

Question : Les annexes ne me donnent pas assez d’éléments pour prendre ma décision, comment remplacer le dialogue qui s’instaure normalement en séance d’Assemblée Générale

C’est en effet un vrai problème du vote par correspondance. On pourrait toujours poser des questions en vidéo conférence mais comme on ne pourra pas voter en ligne, les réponses ne changeront pas grand chose! Pour répondre à ce besoin, je propose d’utiliser le site lematisse.fr. Toute interrogation sur l’ordre du jour, toute demande de précision concernant un point particulier peut m’être transmise soit par courrier (gilles.penot@laposte.net), soit en réaction au post sur notre site https://lematisse.fr/  que je vais faire pour vous informer de la convocation dans quelques heures. Après concertation avec le syndic, le conseil syndical, les professionnels, je ferai une réponse FAQ (Questions Fréquentes) pour que tout le monde puisse en profiter. En conséquence, si ce n’est déjà fait, inscrivez vous sur  https://lematisse.fr/

Question : Durant la tenue ‘virtuelle’ de l’Assemblée Générale, des modifications sont effectuées sur un ou plusieurs points de l’ordre du jour (exemple augmentation du budget, choix d’un prestataire…) comment est pris en compte mon vote?

C’est au Président de Séance (qui existe même si la réunion est “virtuelle”) de prendre la décision si les modifications sont de nature à influencer ou pas le vote. Par exemple, une modification jusqu’à 3% du budget, un changement de présentation des comptes, sera considérée comme peu importante. Si il décide que la modification peut influencer le vote, alors les votes par correspondance “Pour” ne seront pas pris en compte (Art 17). Le propriétaire concerné par le vote non pris en compte est alors considéré comme “défaillant” ou absent lui permettant de contester juridiquement la résolution.  Bien sur cela oblige entre autre à recalculer le quorum qui a forcement changé.

Question : D’habitude les minutes de la réunion sont signées en séance par le président, les scrutateurs et le secrétaire. Comment cela va-t-il se passer?

Le document sera envoyé par Mail aux Président, Scrutateurs et Secrétaire  qui auront 8 jours pour le renvoyer signé.