Compte rendu de la réunion du 18/02/2105 avec la comptabilité Immo de France (Mmes Henriques et Pincon), M Mancel pour le président et moi même G. Penot pour le matisse
Calcul des prix unitaires de l’eau, de l’énergie LEM, de l’électricité…. : Il sera désormais fait sur la somme des factures réellement reçues divisée par la consommation réelle facturée. On ne tiendra donc pas compte des provisions et déprovisionnements.
Planning de clôture et de présentation des comptes : Les factures sur l’année N-1 seront comptabilisées jusqu’au 28 février de l’année N. Au delà elles seront comptabilisées sur l’année N. Toutefois si l’on connait approximativement le montant on pourra provisionner la facture sur l’année N-1. Un état des dépenses sera envoyé au plus tard le 8 mars aux présidents des conseils syndicaux pour permettre une vérification des comptes à partir du 20 mars.
Calcul du prix de l’eau chaude : Faire la différence entre l’énergie totale vendue par LEM et la somme des compteurs de calorie. Cette différence est considérée comme l’energie nécessaire au réchauffage. Diviser par la somme des relevés de cubage de l’eau chaude et on obtient le cout de réchauffage d’un M3 d’eau. Rajouter le cout du M3 d’eau froide pour avoir le cout total du M3 d’eau chaude. Cette méthode est sujette à la qualité des relevés de LEM et des comptages. Nous avons donc décidé de demander à M Barrera de systématiser trimestriellement (par exemple) le relevé des compteurs VEOLIA, LEM,EDF et ce à date fixe. M PENOT fournira des grilles de relevé à Victor.
Erreur de répartition des frais AFUL au Matisse en 2013 : M Penot pense que la quote part du Matisse a été faite non pas sur les dépenses générales 2013 de l’AFUL (185544€) mais sur le total immeuble (188904€) qui comporte les frais de parking qui ne le concerne pas. Immo de France doit vérifier ce point.
Réimputation des ventes d’eau et d’électricité entre AFUL et Matisse : Désormais, les lignes correspondantes à ces factures seront clairement identifiées en négatif dans les postes de dépenses du Matisse correspondant et en positif dans les postes de l’AFUL comme une facture classique externe. Les libelles des postes seront revus pour être mieux identifiables
Eau froide espace vert 33 et 35 : débiter le poste Espace vert de l’AFUL et créditer le poste Eau du Matisse
Eau froide espace vert loge :débiter le poste Espace vert de l’AFUL ( nous devons recevoir je suppose une facture de l’autre syndic=
Eau froide et eau chaude loge
Électricité éclairage jardin débiter le poste Espace vert (ou Électricité) de l’AFUL et créditer le poste EDF du Matisse
Électricité parking débiter le poste Parking de l’AFUL sur facture de l’autre syndic
Appels provisionnels des charges eau froide, eau chaude et chauffage : Pour le président, les appels de ces charges seront fait cette année au prorata des 1000 eme sur les charges générales car le budget a été prévu dans ce sens. Pour le matisse il y aura encore cette année un appel de ces charges au prorata des consommations précédentes et l’on verra à l’assemblée générale si il faut revenir à un appel au 1000emes. Il y a des avantages à passer en 1000eme (cela règle le problème des compteurs non relevés depuis plusieurs années)
Assurances : J’ai retenu que désormais les frais de suivi de dossier sinistre ne seront appliqués que sur des sinistres ayant fait l’objet d’un remboursement (d’une contre partie) et donc clos. Ils ne seront appliqués que sur les dossiers dont l’origine est privative (??? à vérifier)
Entretien et réparation : Ce qui motive le choix, c’est le fait que dans un cas il y a récupération d’une partie des charges sur le locataire (Entretien) et pas sur l’autre cas (Réparation). Il y a des règles que nous aimerions connaitre. En tout état de cause c’est aussi le rôle de la vérification des comptes de mieux affecter les travaux sur l’un ou l’autre poste
Pour finir nous prenons deux dates pour la vérification des comptes : le 25 Mars et le 1 er Avril à partir de 10H30. Hors réunion, je préfère la date du 1er Avril